たまちゃんの日記

大企業病アラサー技術職による日々の記録。

分かりやすく話すコツ

人と話をしているとき、
「・・・(この人、いったい何が言いたいんだろう?)」


と思ってしまうとき、あるよね。

話が長くて、主語が無くて、専門用語ばかりで、こそあど言葉で、「要は」が多くて、話がいつの間にか切り替わっていて、、、、最後に、
「(今の何だったんだろう?)」

あるある。よーくある。


後輩だったらまだしも、先輩/上司にもよくあることだから困る。



この原因はね、ただ一つ。

相手を中心にしていないから


なんです。


話すことでも書くことでもプレゼンでもなんでもそう。
分かりにくいメッセージって、全部自分主体。自分目線でしかない。相手の視点を全く考えていなくて、ただ思うがままにしゃべり続ける。


一方で、

・相手がどう思うか?
・相手が知っている言葉か?
・相手の興味は何か?
・相手が一番知りたいことは何か?

と、相手のことを中心にして考えれば、自ずと、話の構成や使う言葉の難易度が変わる。
自分の言いたいことではなくて、相手が聞きたい話をすべき
なんだよね。



入社したてで初めて会議に出席した時のエピソードで、相手目線の大切さに気付いたことがある。
初めての会議、緊張。張り切って質問するぞと意気込むまでは良かったものの、、、そもそも、先輩たちが議論している内容に、まったく付いていけなかった。悔しくて、会議後に先輩に聞いた。「あの、○○ってどういうことだったんですか?」その時、内容の説明をしてもらって、初めて内容を理解できた。


それって実は、先輩が話の相手を【新入社員向け】にモデルチェンジして話し換えてくれたからなんだよね。

自分も、そんな先輩のように話せるようになりたいと思って、今回のテーマで書きます。




分かりやすく話すコツ①内容編



(1)目的を明らかにしよう

まず、話のコンセプトを設定すること。
コンセプトの定義は、誰に、何を与えるか?

今から私が話そうとしていることは、誰に、何を与えるものなのか?設定をする。
そして、その結果どうなっていたいか?ゴールを定めておく。

例えば・・・
・昇職試験の面接でのコンセプトは、「面接官に、私の考え方を伝えること」
その結果として描くゴールは「私が昇職しうる人材だと思ってもらい、合格の判断をしてもらうこと」

・上司に企画提案するときのコンセプトは「上司に、このアイディアについて説明すること」
その結果として描くゴールは「アイディアの素晴らしさを理解してもらい、納得してGOサインをもらうこと」

・新人に仕事を教えるときのコンセプトは「後輩に、この仕事のやり方を教えること」
その結果として描くゴールは「一人でできるよう仕事を覚えてもらい、後輩が成長すること」

等、事前にコンセプトとゴールを押さえたうえで内容を練ることが大切。



(2)構成を設定しよう

ゴールは以下の3種類に分類できて、その分類によって適任の構成がある。

①説得・・・・・相手に納得してもらいたいとき。採用/昇職面接など。
②説明・・・・・相手が知らないことを説明するとき。新しい商品を営業するときなど。
③顛末・手順・・・相手が結果を知っている前提で、時系列に沿って説明をするとき。トラブル発生後の上司報告など。

それぞれの適任の構成はこちら。

 


①説得のPREP法(プレップ法)


ストーリー性をもった構成になるので、相手の記憶に残りやすい特徴がある。
POINT 導入結論 「~についての結論は~です。」
REASON 根拠 「なぜなら~だからです。」
EXAMPLE 具体例 「例えば~。具体的には~。」
POINT 最終結論 「したがって、結論は~です。」



②説明のホール・パート法


話す枠組みの数をあらかじめ示すことで、相手に全体感が伝わり安心して聞くことができる。
ホール 導入・全体 「~について、3点あります。」
パート 部分説明 「一つ目は~。詳しくは~。二つ目は~・・・」
ホール 要約・結論 「したがって、~については一つ目~、二つ目~・・・。以上3つのことを申し上げました。」

 



③顛末の時系列
時系列によって説明することで、相手が情報を整理しやすくなる。
「まずは~がありました。次に~を行いました。さらに~で、最後は~でした。」
ただし、ビジネスでの会話はあくまでも結論先行。相手が結論を知らない場合は、時系列で話し始める前に必ず伝えておかなければダメ。

これ、新人でよくある話し方だよね。

アタシ「○○くん。●の納品って大丈夫だった?」
○○くん「あー!それですね、昨日×さんから電話があって、でも私は不在だったのでメールで見たんですけど、実はトラブルがあったようで、なんと在庫が管理されていなかったようなんですよ。けれど、別の管理会社が持っていることが発覚したので、無事納品できました!」

 

 

 


・・・あああ、、、


時系列が悪いわけではない。
ただ、結論を述べてないので情報を整理しようにもできない。
そもそも上の例でアタシが知りたいことはYESかNOかなので、この時系列の話よりもそこにまず答える必要があるよね。


④番外編)期待をあおるときの結論先延ばし法


広告や営業にて、相手の期待をどんどんあおって、「それで?それで?」と持ち上げ、最後にドカーンと結論を言う方法もあるよ。ただ、これは特殊な時だからまずは①~③をマスターしてから使おう。